Tendencias 2016 en organización de eventos y congresos

El XXI es el siglo de los cambios a un ritmo vertiginoso. La transformación social, la entrada masiva de la tecnología en la vida diaria y la coyuntura económica actual son circunstancias que han supuesto, entre otros, un cambio en las formas de interacción entre el mundo empresarial y el público.

Si un evento no es hoy lo que era hace 20 años y ni siquiera lo que pudo ser hace unos meses, ¿qué podemos esperar del último trimestre de 2015 y qué prepara el sector tras las Navidades?

El empleo de redes sociales es algo tan obvio que, en ocasiones, hace que no se le preste la atención que merecen, dando por hecho que el evento se “moverá” por sí mismo en la instantaneidad que ofrece la red. Sin embargo, las redes pueden convertirse en una trampa al hacernos desaprovechar parte del potencial que podríamos extraer a nuestro evento.

Por ello es importante ofrecer recursos a nuestros invitados y fomentar su integración en la red. Incluso si se prevé la asistencia de un número de meros oyentes, es importante tenerlos en cuenta. Ellos son probablemente los más decididos a hacer públicas sus impresiones. Para favorecer el caudal de correcta información y opiniones existen recursos como la creación de apps exclusivas para el propio evento o congreso, códigos QR,  videowalls o pantallas leds en los que el público agradecerá ver publicados sus mensajes a través de canales como, por ejemplo, Visible Tweets.

La hibridación es probablemente la tendencia que coge más fuerza de cara al futuro inmediato. Con ella se eliminan las limitaciones de tiempo y espacio  pues, gracias a herramientas como el videostreaming se permite la simultaneidad de conferencias y suponen un atractivo añadido al networking que persiguen casi todos los eventos.  La tendencia a nivel internacional es que en 2015 aumente el número de eventos híbridos mezclando elementos virtuales y presenciales para llegar a una audiencia más numerosa y aumentar el impacto.

Agencia de eventos y comunicación.

Para que esta impresión posterior genere mensajes  positivos es imprescindible explotar el máximo atractivo de nuestra presentación y ser capaces de mantener la atención del público en todo momento. En este sentido, 2015 ha dejado buenos ejemplos de cómo la vertiente lúdica es hoy la línea principal que marca el desarrollo del evento. Si la interactividad es siempre un must de cualquier encuentro, el concepto gamificación ha entrado de lleno y dispuesto a quedarse. Los recursos de la también llamada ludificación son interminables (a veces incluso simples juegos infantiles pueden derivar en increíbles recursos de entretenimiento adaptados a la presentación de nuestro producto o servicio). Se busca acabar con la pasividad de antaño. Hoy el público no solo quiere asistir a un evento, quiere ser parte de él, sentir que participa de la propia marca.

Y si queremos que la estela del impacto causado perdure, tan importante es lo que se dice explícita como implícitamente. Todo comunica, y esto lo han entendido bien aquellas empresas que se adhieren al movimiento del “Think Green” y, nutriéndose de su filosofía, entienden que los próximos eventos tienen que ser green meetings. Es decir, en ellos se debe hacer un uso respetuoso de las herramientas y de los diferentes recursos tecnológicos. En una palabra, sostenibilidad demostrable.

En definitiva, originalidad, interacción con el público, olvidarse de las barreras espacio-temporales, saber recurrir a toda la oferta tecnológica actual y, por supuesto, no olvidar otro imprescindible de todo evento, favorecer el contacto personal y directo entre los propios asistentes.

Comunicación & Diseño es una agencia de comunicación y eventos con sedes en Madrid, Barcelona y  Sevilla,  especializada en la organización de congresos, convenciones y eventos de empresa.

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