La Secretaría Técnica, base del éxito de un congreso o evento.

La Secretaría Técnica es la base del éxito de un congreso o evento. Como otro evento, requiere una planificación previa que debe ajustarse en tiempo y forma al volumen del proyecto. Para optima organización de un congreso, sea nacional o internacional, se requieren muchos meses de antelación, pues este tipo de encuentros, cuya duración oscila entre 2 y 5 días, contienen un programa muy intenso.

La entidad que convoca el congreso, sea pública o privada, tras designar o constituir un comité organizador local, por lo general decide contratar y apoyarse en los servicios de una agencia de eventos especializada en la materia y reconocida por las siglas O.P.C. (organizadores profesionales de congresos), que certifica la excelencia en este sector.

Desde ese momento, se establece una Secretaría Técnica que pasa a coordinar y asesorar al comité organizador en todo lo que necesite. Se trata, por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

La propia naturaleza de esta clase de eventos lleva asociada una compleja organización, pues son muchos los aspectos de producción y estratégicos a tratar, en función del número de asistentes previstos, para que todas las expectativas sean cubiertas.

La secretaría técnica funciona como interlocutor de las relaciones entre los congresistas y la empresa o institución promotora del congreso convirtiéndose en su propia imagen.

Entre las funciones que desarrolla una secretaría técnica de manera integral cabe destacar:

  • Propuesta de sede. Selección, reserva y contratación de los espacios más adecuados.
  • Gestión y elaboración de la base de datos y mailing.
  • Contacto con patrocinadores y colaboradores.
  • Realización o adaptación del logotipo, imagen del congreso y su correspondiente manual de identidad visual.
  • Creación de la página Web oficial y perfiles en redes sociales para su promoción.
  • Diseño, maquetación e impresión de programas, acreditaciones, cartelería y otras publicaciones.
  • Control y seguimiento de inscripciones y presupuestos: formularios, facturación y cobro.
  • Elaboración del programa social y otras actividades del congreso.
  • Gestión de reservas hoteleras para los participantes, ponentes y organización. Tramitación de billetes y viajes en grupo.
  • Asesoramiento y contratación sobre los servicios de restauración.
  • Coordinación de los servicios de transfer a la sede, así como traslados privados.
  • Atención permanente para los asistentes antes, durante y tras el congreso.
  • Evaluación de las necesidades de personal (azafatos, fotógrafo, intérpretes…).
  • Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios.
  • Producción de la escenografía y decoración más adecuada para el evento.
  • Logística y coordinación de montajes y desmontajes.
  • Protocolo y ceremonial con autoridades. Comité de honor y correspondencia institucional.
  • Servicios de Gabinete de prensa: Elaboración de notas de prensa y cobertura informativa a los medios de comunicación.
  • Entrega de documentación, acreditaciones y certificados de asistencia.
  • Supervisión general del evento.
  • Balance económico del evento.

La organización de un congreso no es nada sencillo y que son muchas las necesidades que presenta, lo que obliga a estar muy atentos para no cometer errores. Confiar en una empresa con una amplia experiencia contrastable es imprescindible para garantizar el éxito de tu congreso o evento.

En Comunicación & Diseño somos especialistas en organización integral de eventos y congresos, incluyendo la gestión y desarrollo de secretarías técnicas.

 

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