¿Cómo se logra el éxito de un evento?

Durante 2018 hemos identificado nuevamente las tendencias que marcarán el diseño y gestión de eventos corporativos el próximo año y que tendrán como principal objetivo lograr el engagement de los asistentes.

¿Cómo se logra el éxito de un evento? ¿Cuál es la fórmula para atrapar a todos y cada uno de los asistentes?  De cara a 2019, en Comunicación & Diseño hemos identificado las principales tendencias en cuanto a diseño y gestión de eventos.

EXPERIENCIA DEL ASISTENTE

En un panorama en el que crece el gasto dirigido a eventos y con la irrupción de los millennials, se pone el foco en la exclusividad con diferentes fórmulas. El organizador de eventos ha encontrado, por ejemplo, una buena opción en los hoteles boutique, capaces de dar una experiencia más diferenciada y reservada tan sólo a unos pocos, algo muy del gusto del target millennial.

UN BUEN PLAN DE COMUNICACIÓN

La estrategia de la comunicación se convierte en un pilar central, ya que el evento cada vez gira más en torno a un concepto creativo que va desde el pre al post evento. Es decir, un plan de comunicación debe abordar el evento como un todo coherente.

principales tendencias en cuanto a diseño y gestión de eventos.TECNOLOGÍA AL SERVICIO DEL ENGAGEMENT

Realidad virtual, inteligencia artificial, uso de drones, robótica o tecnologías para el reconocimiento facial son algunas de las tecnologías que los meetings planners están incorporando, cada vez más, al diseño y gestión de eventos. Sin embargo, esto es más frecuente en Asia Pacífico y América Central y del Sur, mientras que Europa y Norteamérica el cara a cara es la opción preferida.

Por su parte, el uso de las apps móviles continúa ganando protagonismo en todas las regiones, aunque su uso no tiene el mismo fin. En Norteamérica y Europa destacan la posibilidad de compartir agendas y la posibilidad para mandar mensajes o recordatorios a los asistentes. Por su parte, en América Central y del Sur valoran más la obtención de datos valiosos para el meeting planner a la hora de evaluar el evento y elaborar los informes de reporting.

PERSONALIZACIÓN, DE PRINCIPIO A FIN

Conseguir el engagement pasa por personalizar cada fase del evento para conseguir una experiencia a medida adaptada a cada participante.

De hecho, los expertos prevén un auge de sistemas de automatización que permitan mejorar el envío personalizado de comunicaciones al asistente en base a su comportamiento. Es decir, para lograr la esta personalización, la gran aliada es la tecnología.

PROGRAMA GESTIÓN DE EVENTOS

De esta forma se pueden centralizar presupuestos, protocolos de seguridad, protección de datos, transparencia, optimización de costes, etc. Asimismo, la reciente entrada en vigor de la GDPR también está acelerando la adopción de una política formal para la gestión de eventos, según subrayan los expertos participantes en el estudio.

CONSECUENCIAS DE LA NUEVA GDPR

Debido al fuerte imparto de la normativa de protección de datos y de tecnologías emergentes como la realidad virtual, la inteligencia artificial o el reconocimiento facial- está transformando los eventos y aportando más y más datos del asistente, por lo que las políticas de protección de datos y privacidad adquieren también, en este sentido, una importancia creciente.

BARCELONA Y MADRID, ON TOP

Barcelona mantiene su posición privilegiada como ciudad para la celebración de eventos corporativos, situándose una vez más en segundo lugar, solamente por detrás de Londres. Madrid, que el pasado año ocupaba la sexta posición, escala una posición este año y se cuela dentro del top 5 de ciudades europeas que albergarán un mayor número de eventos. En tercera y cuarta posición se encuentran Berlín y Amsterdam, respectivamente. Las ciudades andaluzas, principalmente Sevilla y Málaga también repuntan en el ranking.

Comunicación & Diseño es una agencia de eventos y comunicación con gran experiencia en la organización, diseño y producción de eventos y congresos profesionales en toda Europa.

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